Coronavirus y las PyMEs: Cómo crear una estrategia de trabajo remoto.

El brote de Coronavirus #COVID2019 está golpeando fuerte. El crecimiento exponencial y rápido del virus pone en riesgo a un 70% de la población mundial, según un experto de Harvard.

Ante este escenario, varias empresas a nivel mundial ya están tomando acción para proteger a sus empleados de una posible pandemia que pueda agravarse en la oficina. Empresas como Apple, Facebook y Microsoft ya han pedido a sus trabajadores “trabajar desde casa” como una medida paliativa para frenar el embate del virus.

En esta guía queremos darte ciertas pautas para que tu empresa pueda seguir operando con cierta normalidad (o lo más cercano a ella) en un posible escenario de cuarentena forzada o restricción de la movilidad.

Esta modalidad de trabajo remoto, ya se ha implementado desde hace varios años en muchas empresas, afortunadamente, por lo que hoy por hoy se pueden encontrar varias soluciones adecuadas al presupuesto de las PyMEs. Vamos a analizar algunas de ellas:

1. Suite de Colaboración en la Nube

Las suites de colaboración y ofimática (como Office 365 o Google Apps) están basadas en la nube, tienen costos muy accesibles y una configuración fácil y rápida. Si tu empresa aún depende de la información almacenada de manera local en sus computadores, está en un riesgo inminente, no solo porque ésta no es accesible desde fuera, sino que corre riesgo de perderse debido a virus informáticos, fallos en el disco duro e incluso robos o incendios. La nube soluciona todos estos inconvenientes y te da mejor facilidad y seguridad para el manejo y control de la información valiosa de tus colaboradores. Además te permiten trabajar en tiempo real y colaborar con otras personas en los documentos al mismo tiempo, manteniendo versiones de los mismos por si desean volver atrás.

Office 365 incluye Word, Excel, PowerPoint, correo empresarial (Outlook), almacenamiento en la nube de 1Tb para cada usuario (OneDrive), una plataforma para compartir documentos (Sharepoint), una plataforma de chat y videoconferencias (Teams) y muchas otras funciones de gestión documental, manejo de tareas y proyectos, etc.  y está disponible a un costo desde $5 dólares por usuario/mes. Click para más información.

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2. Sistemas contables

Las PyMEs (por temas de costo, seguridad) mantienen un servidor en la oficina en donde tienen su sistema de información contable-financiero. Al igual que el punto anterior, este escenario no es el mejor, ante los costos muy accesibles de hoy en día de tecnologías en la nube es ilógico mantener servidores locales que pueden dañarse, quemarse, o ser susceptibles de accesos no autorizados. Nuestra recomendación es que el servidor sea migrado hacia lo que se conoce como la “nube pública”, que no son más que centros de datos externos, en donde por un pago anual puede mantenerlo funcionando sin problemas y es accesible desde cualquier parte.

En la nube de Microsoft Azure, ud. puede migrar su servidor físico a la nube por costos desde aprox. $50 mensuales. Click para más información.

Si aún te da recelo invertir en la nube pública, la opción es configurar una Red Privada Virtual (VPN) en donde tus colaboradores puedan acceder remotamente al servidor que está en su oficina, tal como si estuviesen en ella, lo cual se conoce como una “nube privada”.

El router Cisco RV340W es una opción para PyMEs que desean implementar una VPN para acceso remoto, de una manera segura. El costo del equipo e implementación va desde los $400. Click para más información.

3. Comunicaciones

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Una solución de comunicaciones eficiente es la clave para que el trabajo pueda desarrollarse con normalidad, tal como si estuviese en la oficina. Si tu empresa utiliza aún lineas telefónicas convencionales, necesitará una Central de Voz sobre IP que no es más que un equipo que les permite a sus colaboradores contestar el teléfono y hacer llamadas con los números de la oficina desde cualquier parte del mundo.

La central Grandstream UCM6204 le brinda manejo de hasta 4 líneas telefónicas y 500 extensiones con 50 llamadas concurrentes. El precio del equipo con implementación va desde los $400. Click para más información.

La videoconferencia es una parte esencial del trabajo en equipo, puesto que permite a los colaboradores remotos enfocarse en el trabajo. Está demostrado que el uso de vídeo en las llamadas aumenta los niveles de concentración y de colaboración y evita distracciones externas. Además, el poder percibir las reacciones de tu equipo a las ideas que expones, te dará una mejor visibilidad sobre la efectividad y aceptación de las mismas y creará un mejor clima para la discusión y cooperación.

Microsoft Teams es la solución incluída dentro de Office 365 que le permite a ud. y su equipo tener reuniones con chat, video y audio de alta calidad, y colaborar en tiempo real en documentos y presentaciones. Incluído dentro de Office 365 a un costo desde los $5 mensuales por usuario. Click para más información.

4. Seguridad

No menos importante en cualquiera de las estrategias de trabajo remoto que elija tu empresa, es el tema de Seguridad de la Información. Hoy en día, en un mundo híper-conectado, asegurar los sistemas virtuales es tan importante como asegurarlos físicamente. Los robos y el cibercrimen ocurren a diario, ocasionando pérdidas económicas enormes a las empresas y gobiernos, por tanto es vital que cualquier tipo de migración o implementación cuente con un respaldo de seguridad.

Existen productos específicos para estos casos, desarrollados por líderes de la industria como McAfee, Symantec o Cisco, que ofrecen seguridad en “capas”, es decir desde lo más físico (routers, servidores, redes) hasta lo más abstracto (plataformas, aplicaciones, sistemas) a precios asequibles y recordemos que esto no es un gasto, sino una inversión en la protección de sus activos intangibles (información).

McAfee MVision protege a sus usuarios y su valiosa información contra amenazas como virus, ransomware y suplantaciones de identidad, brindando una navegación segura, desde $24 al año por usuario. Click para más información.

5. Conectividad

La conectividad desde su empresa al mundo exterior es vital para un trabajo adecuado, mucho más si sus colaboradores planean trabajar remoto una gran parte del tiempo. El poder comunicarse efectivamente, acceder a recursos dentro de la “nube privada” en su oficina es clave para que su productividad no se vea afectada, y para ello una buena solución de conectividad o enlace de internet es el primer punto a considerar.

Existen planes de internet a medida de las empresas con precios que van desde los $50 (20mbps) en adelante. Hay que tomar en cuenta que para trabajo remoto no solo cuenta la velocidad de bajada (que es lo que generalmente publicitan los Proveedores de Internet o ISP) sino también la velocidad de subida, puesto que si no es suficiente, ocasionará retrasos en el consumo de la información. Pregunte a tu ISP por la velocidad de subida y considere un mínimo de 2mbps por cada usuario en su red.

Consulte a su ISP de confianza o encárguenos a nosotros un análisis y recomendación para elegir el mejor plan adecuado a sus necesidades. Click para más información.

6. Movilidad

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Para el trabajo remoto es clave contar con herramientas de trabajo móviles como teléfonos inteligentes y laptops. Si bien es cierto los equipos de escritorio son más robustos y tienen un menor costo, a la larga su efecto negativo en la productividad debido a restricciones a la movilidad hacen que cada vez sean menos necesarios.

Para trabajo en empresas recomendamos adquirir equipos “corporativos”. La diferencia de éstos con los equipos llamados de “consumo”, es decir orientados al mercado doméstico, es que tienen una mayor durabilidad, facilidad de mantenimiento y  planes de garantía y soporte acordes al entorno empresarial. Asegúrese de que los equipos que adquiere para su empresa sean del segmento corporativo y que cuenten con un respaldo postventa adecuado y las licencias de software legales que eviten desagradables sorpresas a tu organización en el futuro.

HP ofrece una amplia gama de equipos portátiles empresariales a costos muy asequibles, desde $700 con garantía de 3 años con remplazo de partes al día siguiente laborable. Click para más información.

En cuanto a los dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes o tabletas, es importante mantener un control adecuado de los mismos mediante implementación de políticas de seguridad: ej. códigos de bloqueo, borrado remoto en caso de robo y otras que se enmarcan dentro de las mejores prácticas. Recordemos que mantener la información a salvo es vital para una estrategia de trabajo remoto.

ManageEngine Mobile Device Manager Plus le permite a su empresa tener un control óptimo de los dispositivos móviles de sus colaboradores, definiendo políticas y permisos para proteger la información de la empresa. Su costo es GRATIS hasta 25 dispositivos y la implementación puede costar desde $120. Click para más información.

Hasta aquí nuestra guía de trabajo remoto para PyMEs, esperamos te haya sido de utilidad. Si tienes alguna inquietud o comentario sobre estas recomendaciones, no dudes en dejarla en los comentarios y estaremos gustosos de responderlas.

Si estás buscando implementar cualquiera de estas soluciones en tu empresa, o deseas una asesoría personalizada en tu oficina totalmente gratis, no dudes en solicitarlo a través de nuestro formulario de contacto.

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About David Gabriel Moreta

Administrador de Sistemas e Ingeniero de Soporte, ayudando a las empresas a elevar su productividad y optimizar el uso de sus recursos tecnológicos por más de 10 años.

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